Per molte piccole attività in Italia WhatsApp è già il canale principale con i clienti. Il minimarket riceve la lista della spesa, il ristorante indiano riceve ordini da asporto, la ditta di trasporti riceve indirizzi e orari. Spesso però si usa il WhatsApp personale, con chat di lavoro mischiate a quelle di famiglia. WhatsApp Business risolve questo problema ed è gratuito.
WhatsApp Business o WhatsApp normale?
WhatsApp Business è un'app separata, pensata per le attività. Funziona come WhatsApp normale per chi ti scrive: il cliente non deve installare niente di nuovo. Tu però hai strumenti in più:
- un profilo aziendale con indirizzo, orari, sito e descrizione;
- un catalogo di prodotti o servizi;
- messaggi automatici di benvenuto e di assenza;
- risposte rapide per le domande frequenti;
- etichette per organizzare le chat.
Cosa importante: lo stesso numero non può essere attivo contemporaneamente su WhatsApp normale e WhatsApp Business. Il consiglio migliore è usare un numero dedicato all'attività. Se vuoi spostare il tuo numero attuale su Business, l'app permette di trasferire le chat, ma fai prima un backup.
Esiste anche la "WhatsApp Business Platform" (API), pensata per aziende più grandi che usano software e sistemi automatici. Per un negozio o un ristorante, all'inizio, l'app gratuita è più che sufficiente.
1. Il profilo aziendale
Dopo l'installazione, completa il profilo in ogni campo:
- nome: il nome reale dell'attività, uguale all'insegna e alla scheda Google;
- foto: il logo, leggibile anche piccolo;
- categoria: per esempio alimentari, ristorante, servizi;
- descrizione: due righe chiare su cosa fai, anche in due lingue;
- indirizzo, orari, email e sito web.
Esempio di descrizione: "Ristorante indiano a Cremona. Asporto e consegna in città. Ordini su WhatsApp dalle 11 alle 22. Parliamo italiano, punjabi, hindi e inglese."
2. Il catalogo
Il catalogo è una vetrina dentro WhatsApp. Per ogni prodotto puoi mettere foto, nome, descrizione e, se vuoi, il prezzo. Il cliente lo apre dal tuo profilo e può mandarti direttamente il prodotto in chat.
- Minimarket a Brescia: riso basmati in vari formati, farina atta, spezie, dolci per le feste, verdure fresche che arrivano il giovedì.
- Ristorante a Latina: i piatti principali divisi in collezioni (antipasti, curry, tandoori, pane, dolci, menu del pranzo).
Usa foto vere e aggiornate. Se un prodotto finisce, nascondilo o toglilo: un cliente che ordina qualcosa che non c'è resta deluso.
3. Messaggio di benvenuto e messaggio di assenza
Il messaggio di benvenuto parte in automatico quando un cliente ti scrive per la prima volta o dopo un periodo senza messaggi. Esempio:
"Ciao e grazie per aver scritto a Punjab Market! Per ordinare manda la lista dei prodotti e l'orario in cui passi. Ti rispondiamo appena possibile."
Il messaggio di assenza parte quando sei chiuso. Puoi impostarlo fuori dall'orario di lavoro o per un periodo preciso, come le ferie. Esempio:
"Ora siamo chiusi. Apriamo domani alle 9:00. Il tuo messaggio è arrivato e ti risponderemo in mattinata."
Così il cliente sa che non lo stai ignorando.
4. Risposte rapide
Ricevi sempre le stesse domande? "Siete aperti la domenica?", "Fate consegna?", "Dove siete?". Con le risposte rapide salvi un testo e lo richiami scrivendo una barra e una parola, per esempio /orari o /consegna. Risparmi tempo e dai sempre informazioni corrette, anche quando risponde un collega.
5. Le etichette
Le etichette servono a mettere ordine nelle chat. Puoi usare quelle già pronte o crearne di nuove. Esempi:
- per un ristorante: "Nuovo ordine", "In preparazione", "Consegnato", "Catering";
- per un minimarket: "Ordine da preparare", "Da ritirare", "Cliente fisso";
- per una ditta di trasporti: "Preventivo", "Confermato", "Da fatturare".
Alla fine della giornata vedi subito cosa manca, senza scorrere cento chat.
6. Liste broadcast: attenzione al consenso
Con le liste broadcast mandi lo stesso messaggio a più contatti, ma ognuno lo riceve come chat privata. Sono utili per avvisare dell'arrivo di prodotti freschi o di un menu speciale per Diwali. Ci sono però regole importanti:
- il messaggio arriva solo a chi ha salvato il tuo numero in rubrica;
- ogni lista ha un numero massimo di contatti;
- soprattutto, per mandare messaggi promozionali serve il consenso della persona, come prevede il GDPR, la normativa europea sulla privacy.
In pratica: chiedi al cliente se vuole ricevere le offerte, tieni traccia di chi ha detto sì e togli subito chi chiede di non ricevere più messaggi. Non aggiungere numeri presi da altri gruppi o comprati online. Oltre ai problemi legali, molti blocchi o segnalazioni possono portare WhatsApp a limitare il tuo numero. In caso di dubbi sulla privacy, chiedi a un consulente.
Un'alternativa sono i Canali di WhatsApp: le persone scelgono da sole di seguirti, quindi è più facile rispettare il consenso.
7. Link wa.me e QR code
Per far scrivere i clienti senza salvare il numero, usa il link diretto. Il formato è wa.me/ seguito dal numero con prefisso internazionale, senza "+", spazi o zeri iniziali. Per un numero italiano inizia con 39. Puoi anche aggiungere un messaggio già scritto, come "Vorrei ordinare".
Dove usarlo:
- sul sito web, con un pulsante "Scrivici su WhatsApp";
- nella bio di Instagram e sulla pagina Facebook;
- nella scheda Google (leggi la nostra guida a Google Business Profile).
Nelle impostazioni di WhatsApp Business trovi anche il QR code della tua attività. Stampalo su volantini, menu da asporto, biglietti da visita o vicino alla cassa. Il cliente lo inquadra e la chat si apre subito.
Errori comuni
- usare lo stesso numero per famiglia e lavoro;
- profilo vuoto, senza orari né indirizzo;
- catalogo con prodotti esauriti o prezzi vecchi;
- messaggi promozionali a chi non li ha chiesti;
- vocali lunghi al posto di risposte scritte chiare;
- cliccare link sospetti che dicono di "verificare" il tuo account. Leggi come riconoscere le truffe online.
Conclusione
WhatsApp Business costa zero e, con un'ora di impostazione, rende il lavoro più ordinato e veloce. Profilo completo, catalogo aggiornato, messaggi automatici e risposte rapide sono la base. Poi usa il link e il QR code ovunque. Per collegarlo ai social, vedi anche social media in punjabi e italiano.
Se vuoi una mano a impostare WhatsApp Business, il catalogo o il collegamento con sito e social, Bola Brothers può aiutarti in italiano, punjabi, hindi o inglese. Dai un'occhiata alla gestione social media o scrivici quando vuoi.
Questo articolo ha uno scopo informativo. Regole, scadenze e costi possono cambiare: per la tua situazione verifica sempre le fonti ufficiali o chiedi a un professionista.